Żyjemy w czasach transformacji cyfrowej. Czy jest to wystarczająco dobry powód do automatyzacji i cyfryzacji procesów biznesowych w Twojej firmie? Poddanie się nurtowi digital transformation nie zawsze będzie dobrym pomysłem - szczególnie wtedy, gdy nie posiadasz wystarczających środków i zasobów na wprowadzenie tak dużych zmian.

Niezależnie od posiadanej wiedzy na temat digital transformation, warto poznać sposoby optymalizacji i automatyzacji procesów biznesowych. I w tym właśnie pomóc ma ten wpis.

Czym jest transformacja cyfrowa?

Mianem digital transformation określa się najczęściej zwrot ku zaawansowanym technologicznie rozwiązaniom i zmiana kluczowych procesów biznesowych, kompetencji lub działań organizacyjnych. Celem jest wykorzystanie możliwości oferowanych przez nowe technologie, tak by firma stała się bardziej konkurencyjna i atrakcyjna dla klientów.

Wiele firm podążyło już za tym trendem, zmieniając oblicze swoich biznesów. Jednak by usprawnić prowadzone działania, wcale nie musisz rewolucjonizować całej organizacji. Możliwości na zmianę statusu quo w firmie jest wiele - często wystarczy automatyzacja danej funkcji lub jednego z procesów, który wymaga poprawy. A czym właściwie jest automatyzacja procesów?

Digitalizacja, cyfryzacja i automatyzacja - czym się różnią?

Zacznijmy od podstaw. Na tym etapie możesz mieć wrażenie, że cyfryzacja i digitalizacja to właściwie to samo, i że są one niejako rozwinięciem automatyzacji. Nic bardziej mylnego.

• Automatyzacja to wykorzystanie maszyn lub komputerów do wykonania ludzkiej pracy (umysłowej lub fizycznej).
• Digitalizacja oznacza przeniesienie “zasobów analogowych” na cyfrowe, na przykład papierów i kaset na pliki elektroniczne i MP3. Wynikiem nie jest nowy produkt, a raczej nadanie istniejącemu nowej formy. Wszystko po to, by ułatwić dostęp do danych i usprawnić komunikację.
• Cyfryzacja natomiast, to “odnowa” modelu biznesowego lub zachodzących w jego ramach procesów z wykorzystaniem technologii. Często jest wynikiem szukania nowych możliwości rozwoju.

Jednak to, czy warto cyfryzować i automatyzować procesy biznesowe, zależy od specyfiki Twojej firmy oraz obranego kierunku rozwoju. Zobacz przykłady firm, którym transformacja cyfrowa przyniosła znaczne korzyści.

Transformacja cyfrowa w praktyce

Chociaż w dzisiejszych czasach automatyzacja marketingu lub obsługi klienta nie brzmi już innowacyjne, stanowi doskonały wstęp do transformacji cyfrowej. Automatyzację procesów można zacząć od tworzenia i wysyłki spersonalizowanych maili do odpowiednich segmentów bazy danych, a także wdrożenia botów do automatycznego odpowiadania na wiadomości. Niektóre firmy zdecydowały się jednak pójść o krok dalej.

Idea Money świadczy usługi faktoringu dla wielu małych i średnich przedsiębiorstw. By móc usprawnić i zautomatyzować proces obsługi faktur dla swoich klientów, powstała aplikacja mobilna IdeaFaktor24. Ułatwia ona nie tylko wystawianie i rozliczanie faktur - użytkownik może zalogować się do aplikacji za pomocą dowolnej metody (na odcisk palca, poprzez kod PIN, czy za pomocą ustalonego wcześniej wzoru logowania), sprawdzać historię współpracy z kontrahentami i dodawać nowych, monitorować aktualny stan limitu faktoringowego, czy generować raporty. Ważną cechą aplikacji jest także intuicyjny interfejs, który reaguje w sposób kontekstowy na działania użytkownika (np. automatycznie uzupełniając formularze w zależności od wybranej usługi).

Podobna potrzeba automatyzacji i usprawnienia procesów pojawiła się również w firmie doradczej A1 Europe, która świadczy kompleksowe usługi w zakresie pozyskiwania dofinansowania na różnego rodzaju inwestycje. By ułatwić zarządzanie procesami wewnątrz firmy, powstał A1 Automatic - dedykowany system klasy ERP (Planowania Zasobów Przedsiębiorstwa). Wdrożone rozwiązanie webowe pozwoliło nie tylko na wsparcie obieg dokumentów. Dzięki wielu modułom, ułatwia nawet najbardziej skomplikowane zadania w firmie, zwiększając tym samym wydajność podejmowanych działań.

Nieco innym przykładem jest Olimp Premium Club - program lojalnościowy Olimp Labs, który przeszedł całkowitą transformację. Przed digitalizacją opierał się na gromadzeniu kuponów z opakowań i wysyłaniu ich pocztą na adres producenta. Jednak stworzenie aplikacji mobilnej zmieniło jego oblicze. Zintegrowana ze stroną internetową oraz wewnętrznymi systemami informatycznymi klienta aplikacja pozwala na skanowanie unikalnych dla każdego z opakowań produktów firmy Olimp Labs kodów 2D i gromadzenie punktów na swoim koncie. Użytkownik w każdej chwili może wymienić je na nagrody, a także przejrzeć historię zamówień oraz stan swojego konta. Wszystko to za pomocą jednego narzędzia, które zresztą zostało bardzo dobrze przyjęte wśród grupy docelowej.

Ciemne strony digital transformation

Zwiększenie efektywności operacyjnej i transformacja cyfrowa biznesu brzmią niemal zbyt piękne, by mogły być prawdziwe. Rzeczywiście, w większości przypadków wykorzystanie zaawansowanych technologicznie rozwiązań przyniesie świetne wyniki, jednak nie wypada zapominać o istniejącym ryzyku.

Automatyzacja często nazywana jest “odczłowieczaniem” - i trudno się temu dziwić. Nie tylko zautomatyzowanie ludzkiej pracy, które prowadzi do utraty stanowisk, może być problematyczne. Przyjrzyjmy się na przykład chatbotom. Chociaż pozwalają na szybkie i sprawne odpowiadanie na wiadomości klientów (i dają sporo możliwości ich angażowania), firma traci przy tym osobisty kontakt z klientem. Jeśli Twoim celem zapewnienie znakomitej obsługi klienta, jej automatyzacja może nie przynieść oczekiwanego rezultatu. Wręcz przeciwnie - sprawi, że klient nie będzie czuł się wyjątkowo.

Co więcej, obawa przed tym, co nowe i innowacyjne, leży w ludzkiej naturze. Przekonanie zespołu do cyfrowej transformacji nie zawsze jest łatwym zadaniem, a sam pomysł może łatwo wywołać negatywne emocje. Dlatego też tak ważne są właściwe podejście do zmian oraz praca zespołowa podczas ich wprowadzania. W innym wypadku narazisz swój zespół na frustracje.

Chociaż wiele zależy od specyfiki biznesu, dla wielu firm konieczność ciągłej adaptacji związana jest z chęcią utrzymania konkurencyjności i atrakcyjności oferowanych usług lub produktów. Nie oznacza to jednak, że co parę lat musisz wywracać swój biznes do góry nogami. Pamiętaj, że transformacja cyfrowa generuje dodatkowe (i znaczne) koszty, dlatego powinna być odpowiednio przemyślana, zaplanowana i wdrożona. W wielu przypadkach może nawet okazać się niepotrzebna.

Wciąż nie wiesz czy warto poddać swój biznes cyfrowej transformacji? Opowiedz nam o nim i zdecydujmy wspólnie.